One on one meeting: ¿qué es y cómo aplicarla en tu empresa?

Una reunión one to one es un encuentro privado, individual y breve entre dos personas: un miembro del equipo y su superior o líder. En ella se dialoga para detectar problemas que ayuden a mejorar la productividad o trabajar en nuevas ideas que puedan ser positivas para ambas partes. 

Se conoce también como reunión one-on-one o 1:1. Es un tipo de encuentro utilizado principalmente en entornos laborales, ya que permiten construir relaciones más sólidas entre líderes y empleados. 

Son reuniones que se repiten con cierta regularidad. Dependiendo de la empresa, pueden ser semanales o mensuales, por ejemplo. Un tipo de one on one meeting muy común en Recursos Humanos es la evaluación de desempeño.

El objetivo principal de estas reuniones es establecer un canal de comunicación abierto y bidireccional entre un miembro del equipo y su supervisor o líder. No obstante, hay otros muchos objetivos que pueden abordarse en una one to one:

• Fortalecer la relación entre líder y empleado.

• Facilitar su desarrollo profesional.

• Proporcionar y recibir retroalimentación.

• Abordar problemas o preocupaciones individuales.

• Fomentar la participación y promover la colaboración.

La individualización que caracteriza las reuniones one to one ofrece numerosas ventajas, entre las que destacan:

• Facilita la comunicación. Al eliminar las barreras formales de las reuniones grupales, se crea un espacio propicio para la comunicación honesta. Este formato permite discutir asuntos sensibles, abordar preocupaciones individuales y establecer una conexión más fuerte, lo que promueve una comunicación interna más efectiva y una comprensión mutua. 

• Promueve una mayor confianza y el desarrollo profesional. Las reuniones entre dos personas en un ambiente cómodo favorecen la confianza entre el trabajador y su líder. Crea un ambiente en el que el empleado se siente a gusto para expresar sus ideas y participar activamente en la resolución de problemas. 

• Mejora la productividad. Al mejorar los flujos de comunicación y desarrollar un entorno de confianza, se refuerza el rendimiento laboral. Como resultado, se obtiene una mejora de la productividad. 

• Contribuye a detectar, prevenir y resolver problemas. Las reuniones one on one ofrecen un espacio para que el miembro del equipo exprese libremente sus preocupaciones o dificultades. En un ambiente distendido, tanto el empleado como el líder trabajan en la búsqueda de soluciones proactivas.

• Genera nuevas ideas y soluciones. Un aspecto destacable de este tipo de reuniones es la creatividad. En una conversación distendida, donde los objetivos están claros, es más sencillo alcanzar soluciones e ideas innovadoras. 

• Fortalece la cultura organizacional. La reunión entre empleado y líder favorece el ambiente de trabajo abierto y transparente, una mejor relación donde predominan la colaboración y el trabajo en equipo. Ayuda a aumentar la confianza y el compromiso de los empleados y también generar un buen entorno de trabajo. 

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El proceso para hacer una reunión one on one se compone principalmente de tres fases. En cada una de ellas se valoran y trabajan una serie de aspectos claves. 

El primer paso dentro de la preparación es establecer un objetivo claro para la reunión. ¿Qué quieres lograr? Una vez fijado el objetivo, hay que definir la agenda y establecer los temas que se van a discutir. Es importante en este punto reunir información que se considere relevante. Por ejemplo, el desempeño reciente del miembro del equipo, sus objetivos y cualquier otra información que pueda ser útil.

Por último, hay que decidir las preguntas que se van a realizar pensando en que deben dar pie a una conversación en el que la participación sea fluida. 

Durante la reunión es aconsejable crear una ambiente cómodo y confidencial. Para ello, deberías optar por un lugar tranquilo y privado.

Una vez que las partes se encuentren en el lugar, inicia con una conversación informal. Esto ayuda a que el miembro del equipo se sienta más cómodo.

Ten en cuenta que has preparado inicialmente la reunión, pero sé flexible. Permite que la conversación fluya naturalmente y haz preguntas abiertas.

Es importante escuchar atentamente y con interés. Demuestra que te importa lo que el miembro del equipo tiene que decir y brinda feedback. 

Para finalizar la reunión, resume los puntos claves y las decisiones tomadas: asegúrate de que ambos estén de acuerdo. Establece acciones y plazos para cada una de ellas. 

La última fase consiste en realizar un seguimiento sobre las acciones y decisiones que se han tomado en la reunión; supervisar con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y optimizar el rendimiento. 

Es importante que en esta fase se continúe con el feedback. Es la manera de llevar un control más exhaustivo en el que todos tengan en cuenta las acciones que funcionan y las que no. También de cara a mantener la buena comunicación en futuras reuniones. 

Durante las reuniones one-on-one hay que evitar ciertos errores para garantizar su efectividad y productividad. 

• Fallar en la preparación. En este punto entra en juego el hecho de no tener un objetivo claro. Sin una agenda u hoja de ruta, se pueden producir desviaciones del tema que se desea abordar. Es importante, por tanto, llevar preguntas preparadas, ya que en muchos casos no focalizar la conversación supone una pérdida de tiempo. 

• Monopolizar la conversación. No permitir que el miembro del equipo exprese sus opiniones o comparta sus puntos de vista.

• No crear un ambiente cómodo y confidencial. Impide una comunicación abierta y espontánea que puede generar insatisfacción laboral.

• No escuchar atentamente o interrumpir. En muchas ocasiones, el líder tiende a no prestar atención al empleado e, incluso, interrumpirlo constantemente sin que pueda dar su opinión e ideas libremente. 

• No buscar soluciones a los problemas. El punto clave de las reuniones one to one es detectar problemas a los que ha habido que enfrentarse y establecer puntos para que no se repitan y solucionarlos con la mayor efectividad posible. 

• No resumir los puntos claves y las decisiones tomadas. En muchas ocasiones, esto puede dar lugar a confusión y dificulta el seguimiento. 

• Pautar acciones y plazos. No anotar acciones y plazos dificulta el seguimiento y cumplimiento de objetivos. 

• Ser demasiado crítico o negativo. Hay que empatizar, expresar la opinión, pero sin dañar el ánimo del empleado.

• No ser honesto o transparente. Cuando se oculta información, la confianza y la comunicación se ven afectadas. 

• Ser negligente con el reconocimiento. Igual que se detectan los problemas y errores, también es importante reconocer el trabajo bien hecho y el éxito. 

Para que las reuniones one on one sean efectivas, hay que valorar la opción de emplear herramientas. Por ejemplo, los calendarios compartidos como Google Calendar o Microsoft Outlook. Se utilizan para programar y coordinar las reuniones one-on-one. Asegura que ambos participantes estarán disponibles en el mismo horario.

Las reuniones se pueden llevar a cabo presencialmente, pero también on-line. Para este último caso, existen plataformas de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams que permiten una comunicación real time pero, en ningún caso, puede hacerse mediante un intercambio de mails por correo electrónico.

Otras herramientas de gestión de proyectos (Trello o Asana) sirven para realizar un seguimiento de los temas discutidos durante las reuniones one-on-one y asignar tareas pendientes, lo que garantiza un seguimiento efectivo.

Aunque, sin duda, la mejor alternativa es el uso de software de RR. HH. como Personio. Proporcionan plantillas y funciones específicas para el seguimiento de reuniones one-on-one. Permite unificar las funcionalidades de varias de las aplicaciones citadas en una única plataforma centralizada y llevar un registro y gestión del personal, con características específicas para tal fin.

De este modo, el Departamento de RR. HH. no tiene que adaptarse a otras herramientas para sus fines. Al contrario, es Personio quien se adapta al departamento, para asegurar los objetivos derivados de las one on one meetings.

Sí. Es una de las fases más importantes de las reuniones one to one. Realizar un seguimiento después de una reunión 1:1 permite comprobar si las acciones y decisiones que se han tomado durante la reunión se implementan dentro de los plazos establecidos. 

Cualquier persona que tenga un rol de liderazgo o supervisión puede realizar reuniones one on one. Por ejemplo: 

• Gerentes y líderes de equipo

• Supervisores

• Entrenadores y mentores

Las reuniones one to one se deben realizar con regularidad. Por ello, en la mayoría de los casos, están enfocadas a analizar los temas anteriormente vistos y su cumplimiento. No obstante, también es importante tratar aspectos individuales como la satisfacción con las condiciones del trabajo o el work-life balance. 

Dicho lo anterior, por lo general se centra en preguntas como:

• ¿Cuáles crees que fueron tus mayores logros la semana pasada?

• ¿En qué áreas hay que focalizarse las próximas semanas?

• ¿Qué objetivos deberíamos establecer?

• ¿Qué obstáculos has tenido?

• ¿En qué podemos ayudarte?

• ¿Hay algo que te gustaría cambiar respecto a la comunicación?